Schon länger hatte ich geplant, einen Artikel über das Thema Getting Things Done und Selbstmanagement zu schreiben. Die Blogparade von Selbstständig im Netz kommt deshalb genau zu richtigen Zeit. Mit diesem Artikel möchte ich das erste Mal an einer Blogparade teilnehmen und meine Erfahrungen berichten.

Getting Things Done (GTD) ist eine relativ komplexe Methode, die eigene Zeit einzuteilen und die eigenen Aufgaben erledigt zu bekommen. Hauptaufgabe ist die Verwaltung der Aufgaben in Listen, um keine wichtigen Tätigkeiten zu vergessen und sich auf die eigentlichen Inhalte konzentrieren zu können.

Für mich ist die GTD-Methode sowohl komplexer als nötig und geht ein Stück weit an dem eigentlichen Problem vorbei. Warum das so ist und was man tun kann, möchte ich unter verschiedenen Stichpunkten näher erklären.

An der Umsetzung der GTD in der Praxis scheitern die meisten schon, weil die Methode an sich komplex ist. Die verschiedenen Verwaltungssysteme sind zwar für sich genommen effizient, aber bis diese ohne größeres Nachdenken automatisch erledigt werden, vergehen ein paar Wochen. Die meisten Menschen geben vorher auf und fallen in ihre alten Gewohnheiten zurück. Wenn Sie sich dabei ein paar Ideen der GTD-Methode behalten, war der Versuch der Einführung wenigstens nicht umsonst.

Die GTD hat eine definitiv sinnvolle Teilregel: Die 2-Minuten-Regel. Sie besagt, dass alle Aufgaben, die in weniger als zwei Minuten erledigt werden, können auch sofort erledigt werden. Es gibt zwei Gründe, warum diese Regel so sinnvoll ist: Einerseits würde das Notieren oder Aufschieben der Tätigkeit vermutlich nicht schneller sein, als die Aufgabe sofort durchzuführen, andererseits schafft es ein gutes Gefühl, etwas erledigt und damit von der Liste zu haben.

In den letzten Monaten habe ich für mich folgende Regeln gefunden, die meistens wirklich simpel zu verstehen und damit auch leichter umzusetzen sind. Die Einhaltung und Umsetzung der Regeln kann man auch nacheinander lernen, was die Umsetzungswahrscheinlichkeit ebenfalls deutlich erhöht.

Notieren. Egal, wo ich mich befinde, habe ich immer eine Möglichkeit, schnell eine Notiz zu machen. So geht nichts verloren und der Gedanke ist raus aus dem Kopf. Jeder sollte für sich die ideale Möglichkeit finden. Ob das ein Zettel, ein Notizbuch oder ein Smartphone ist, richtet sich ausschließlich nach den persönlichen Vorlieben, solange es die Merkmale ‘Immer dabei’ und ‘Unkompliziert’ besitzt.

Todo-Listen. Es gibt regelrechte ToDo-Listen-Fetischisten. Dabei ist es doch viel einfacher: Ich nutze nur eine einzige ToDo-Liste. Und die darf nie mehr als ca. 10 Punkte enthalten. Sollte ein Punkt auf dieser Liste länger als ein paar Tage überleben, ist die Aufgabe genau zu überprüfen: Ist der Punkt wirklich wichtig? Was hält mich davon ab, den Punkt zu erledigen? In den meisten Fällen kann ich den Punkt einfach löschen. Das ist die beste Lösung, denn sie schafft innerhalb weniger Sekunden ein gutes Gefühl. Scheitert diese, schaue ich, ob ich die Aufgabe übergeben kann. Findet sich leider kein passendes Opfer, hilft nur, die Aufgabe längerfristig einzuplanen oder wenigstens aufzuteilen.

Drei-Punkte-Regel. Auf meiner ToDo-Liste gibt es maximal drei Punkte, die wirklich wichtig sind. Der Erfahrung nach sind es im Leben selten mehr als drei Aufgaben, die so dringend sind, dass sie die höchste Priorität genießen. Diese drei Punkte müssen am gleichen Tag erledigt werden. Damit das wirklich klappt, gibt es die

Am-Morgen-Regel. Die drei wichtigsten Aufgaben des Tages werden als Allererstes erledigt. Ohne Widerspruch, ohne Ausnahme. Auch wenn es schwerfällt. Deshalb stehen auf meiner Liste an der obersten Stelle immer mal wieder Aufgaben, die wirklich dringend sind, aber kein bisschen Spaß machen. Wenn ich diese hinter mich gebracht habe, gibt das dem Tag eine völlig neue Perspektive.

Weglassen. Die beste Methode der Erledigung ist das Weglassen. Früher hatte ich auf meinen vielen Listen viele Dinge stehen, die ich vielleicht irgendwann einmal erledigen wollte. Und nie erledigt habe. Das hat mir ein permanent schlechtes Gewissen gebracht – die Aufgabe dadurch aber doch nicht erledigt. Meist hat es einen guten Grund, das ich die Aufgabe nicht erledigt habe: sie war nicht wichtig genug; ich hatte kein gutes Gefühl bei Ihr; sie macht keinen Spaß; sie bringt mich nicht weiter … Seitdem ich das schlechte Gewissen beim Weglassen von Aufgaben gleich mit weggelassen habe, fühle ich mich viel besser. Und es gibt keine Liste von permanent unerledigten Dingen, die mich auch noch davon abhält, den Rest zu tun. Einziger Nachteil der Methode: Sie funktioniert nicht bei allen Aufgaben.

Pareto-Prinzip. Die 80/20 Regel ist mittlerweile den meisten bekannt: 80% der Ergebnisse werden in 20% der Zeit erreicht. In allen Dingen, in denen 80% der Ergebnisse ausreichen, versuche ich, auch nur 20% der Zeit zu investieren. Ich übe noch, herauszufinden, welche der 20% ich investieren muss. Ich empfehle dazu passend das Buch “80/20 Principle: The Secret of Achieving More with Less”* (Deutsche Version* bei Amazon). P.S. Immer erst mit Weglassen beginnen. Auf das übrig bleibende das Pareto-Prinzip anwenden.

Pausen. Manche Aufgaben erledigen sich in den Pausen. Von ganz allein. Doch das ist nicht der Hauptzweck von regelmäßigen Pausen. Ohne sie ist kein Mensch wirklich leistungsfähig. Deshalb ist es wichtig, Pausen auch als eine Aufgabe zu sehen und sie zum Erholen zu nutzen.

Fokus. Eine(!) Aufgabe ohne Ablenkung bis zum Abschluss zu erledigen ist vermutlich die wichtigste Grundregel. Wenn ich einen klaren Fokus auf eine klare Aufgabe habe und diese hintereinander weg erledigen kann, bin ich am effektivsten. Ist die ununterbrochene Zeitspanne lang genug, stellt sich ein “Flow” genannter Zustand ein. Gerade für Aufgaben, die höchste Konzentration erfordern ist der Fokus wichtig. Einen Haken hat der Fokus doch: Nur wer klare Ziele hat, kann einen Fokus darauf entwickeln. Ein ganzes Buch zum Thema hat Leo Babauta geschrieben: “Focus: A Simplicity Manifesto in the Age of Distraction”*. Eine Online-Version als PDF gibt es sogar kostenlos.

Singletasking Es fällt mir unwahrscheinlich schwer: Eine Sache und wirklich nur eine einzige Sache gleichzeitig zu tun. Natürlich kann ich mit 10 Fingern blind schreiben, einem Gespräch folgen und ein anderes führen. Gleichzeitig. Aber effektiv ist das nicht, auch wenn es sich im ersten Moment manchmal so anfühlt. Den Multitasking-Zustand kann sowieso kein Mensch länger durchhalten, er kostet eine Unmenge an geistigen Ressourcen, die am Ende des Tages einfach fehlen.

Wenn ich einen längeren Text schreiben muss, nutze ich den Ablenkungsfreien Editor Dark Room.

Power of Less Weniger ist mehr ist nicht nur eine Floskel. Wer weniger von allen und mehr von einer Sache tut, erreicht dort auch mehr. Es ist die Konzentration aller Kräfte auf den Punkt statt auf die Fläche. Das Prinzip ist uralt, leicht zu verstehen und doch so schwer umzusetzen. Weil es Disziplin über einen langen Zeitraum erfordert. Auch zu diesem Prinzip gibt es ein hervorragendes Buch von Leo Babauta: “The Power of Less: The Fine Art of Limiting Yourself to the Essential…in Business and in Life”. Die englische Fassung ist sehr leicht zu lesen, aber es gibt auch eine deutsche Übersetzung.

Umfeld. Meist nicht so offensichtlich ist der Einfluss des Umfelds auf die eigene Effektivität. Ich suche mir je nach Aufgabentyp mittlerweile ganz bewusst die passenden Räume und Umgebungen aus. Wenn ich an der Strategie meines Unternehmens arbeite, kann ich das nicht im Büro machen, da ich eine geistige Metaebene einnehmen muss, die einen entsprechend großen und offenen Raum, idealerweise die freie Natur braucht.

Zugangsmanagement. Den Satz Zeitmanagement ist Zugangsmanagement habe ich mir in Stefan Meraths hervorragendem Buch “Der Weg zum erfolgreichen Unternehmer” abgeschaut. Die meisten Unterbrechungen kommen auf zwei Beinen daher. Deshalb ist eine vernünftige Reglementierung der Zugangsmöglichkeiten essentiell für den Fokus und daraus entstehenden Flow. Wer kein Zugangsmanagement betreibt wird täglich von unzähligen “One-Minute-Meetings” unterbrochen, die zu zum kompletten zerreißen des Arbeitstages führen können. Aus meiner Erfahrung lässt sich der Zugang am einfachsten beschränken, wenn ich einfach eine Stunde am Tag nicht direkt ansprechbar bin. In dieser Stunde schaffe ich oft das meiste.

Outsourcing. Nachdem ich auf alle oben stehenden Regeln geachtet habe, ist leider immer noch nicht alle Arbeit erledigt. Das ist normal. Alle Menschen in kreativen Berufen haben grundsätzlich mehr zu tun, als sie selbst je schaffen können. Gegen diesen Zustand anzukämpfen ist sinnlos – es wird sich nie ändern. Besser ist es, zu akzeptieren, das es immer viel mehr zu tun gibt und einfach einen Teil der Aufgaben auf andere verteilen. Das geht leichter, als ich anfangs dachte. Natürlich kann ich nicht einfach jede Aufgabe irgendwo hin verteilen. Aber eine gute Regel ist es, spezielle Aufgaben den Spezialisten zu geben. Mein Steuerberater freut sich jeden Monat, wenn ich ihm einen dicken Hefter nicht gebuchter Belege vorbeibringe. Und ich freue mich jeden Monat, das ich diesen furchtbaren Ordner endlich los bin. Dieses Glücksgefühl ist mit Geld nicht zu bezahlen.

Team. Oft gibt es Aufgaben im Team zu erledigen. Auch hierfür gelten die oben beschriebenen Regeln, aber es gibt zusätzlich weitere Methoden, die helfen, ein Team effektiv zu organisieren. Besonders gute Erfahrungen habe ich mit SCRUM gemacht.

Viele einfache Regeln ergeben zusammen doch eine große Lernhürde. Wer die nicht alleine überwinden kann, fragt zum Beispiel einen spezialisierten Coach, wie meinen Kollegen Lars Zapf.

Wer weder die Regeln einhält noch einen Coach beschäftigen möchte, sollte sich einfach mit dem aktuellen Zustand abfinden. Dabei hilft das äußerst unterhaltsame Buch: “Dinge geregelt kriegen – ohne einen Funken Selbstdisziplin”.

* Die Links Affiliate Links. Sie zahlen das gleiche, ich erhalte jedoch einen kleinen Teil der Einnahmen